Skip to main content

Procedure i forbindelse med registreredes rettigheder – GMH

1. Anvendelsesområde og mål.

Formålet med dette dokument er at fastlægge den protokol, der skal følges for at overholde retten til indsigt i, berigtigelse, fuldstændiggørelse og sletning af, indsigelse mod behandling af, begrænsning af behandling af, dataportabilitet af og til ikke at være genstand for automatiske afgørelser baseret på personoplysninger indeholdt i filer ejet af selskaberne i Gonvarri Material Handlings (herefter GMH) administrationssystem.
EU’s generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) indeholder den registreredes rettigheder, herunder præciseringer og nye rettigheder. Forordningen fastsætter også særlige betingelser for den procedure, der skal følges for at sikre, at registrerede kan udøve deres rettigheder.
Formålet med denne procedure er at tilnærme og lette den procedure, der skal følges af GMH’s interessenter for at udøve deres rettigheder på dette område med hensyn til personoplysninger, der afgives til selskabet.

2. Definitioner

Registrerede: Den person, som dataene tilhører.

Videresendelse eller videregivelse af oplysninger: Enhver afsløring af data over for andre end den registrerede.

Den registreredes samtykke: Ethvert udtryk for fri, utvetydig, specifik og informeret vilje, hvorved den registrerede samtykker i behandlingen af personoplysninger om vedkommende.

Personoplysninger: Oplysninger om identificerede eller identificerbare personer.
Ret til indsigt: Det anerkendes, at registrerede kan anmode om en kopi af de personoplysninger, der behandles af GMH.

Ret til sletning/til at blive glemt: Anmod om sletning af dine data. Du skal tage i betragtning, om de data, du ønsker slettet, er nødvendige og hverken urigtige, forældede eller overdrevne, i ansættelsesforholdet.

Ret til begrænsning af behandling: I forbindelse med udøvelsen af denne ret kan den registrerede anmode om, at de behandlingsprocesser, der i hvert enkelt tilfælde ville være relevante, midlertidigt eller på ubestemt tid ikke udføres på vedkommendes personoplysninger.

Ret til at gøre indsigelse: Med udøvelsen af denne ret gør ejeren af dataene indsigelse imod brugen af personlige data til et bestemt formål. Du skal tage i betragtning, om den behandlingen af oplysninger, som du gør indsigelse mod, er nødvendig i ansættelsesforholdet, for hvis den er, er GMH bemyndiget til at afvise indsigelsen.

Ret til dataportabilitet: Ved udøvelse af denne ret kan den registrerede anmode om, at hans/hendes oplysninger overføres fra en ansvarlig part til en anden eller til vedkommende selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, der giver mulighed for automatiseret læsning.

Ret til berigtigelse: Ved at udøve denne ret meddeler den registrerede GMH, at visse data er blevet ændret og ikke længere svarer til vedkommendes person, således at dataene kan blive ændret eller slettet.

Databehandler: En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighed, tjeneste eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre behandler data på den dataansvarliges vegne.

Fil: Ethvert organiseret sæt af personlige oplysninger, uanset form eller modalitet af dets oprettelse, opbevaring, organisation og adgang.

Interessent: Den person, som dataene tilhører.

Databehandling: Operationer og tekniske procedurer af automatiseret eller ikke-automatiseret art, der giver mulighed for indsamling, registrering, opbevaring, behandling, ændring, blokering og sletning samt overførsel af data som følge af kommunikation, forespørgsler, forbindelser og overførsler.

Dataansvarlig: Fysisk eller juridisk person eller offentligt, privat eller administrativt organ, der træffer afgørelse om behandlingens formål, indhold og anvendelse.

Ansøger: Person, som oplysningerne tilhører.

3. Beskrivelse af registreredes rettigheder

3.1. Gonvarri-medarbejderes personoplysninger og behandling heraf

Enhver person har ret til gratis at anmode om og modtage oplysninger om de personoplysninger, der er genstand for behandling, hvor disse oplysninger stammer fra, samt foretagne eller planlagte videregivelser. Desuden kan den pågældende anmode om berigtigelse, sletning eller overførsel af sine personoplysninger og gøre indsigelse mod behandlingen af dem.

Rettighederne skal udøves ved hjælp af en anmodning sendt til mailadressen Privacy.Rights@gonvarri-mh.com ved hjælp af formularen til anmodning om udøvelse af rettigheder.

Det opkræves intet vederlag for en registrerets anmodning om udøvelse af sine rettigheder.

3.1.1. Ret til indsigt

Den registrerede har ret til at få en bekræftelse fra databeskyttelsesrådgiveren af, hvorvidt oplysningerne behandles eller overføres til et tredjeland eller en international organisation.

I tilfælde af at den registrerede anmoder om en kopi af de behandlede personoplysninger, skal databeskyttelsesrådgiveren udlevere dem i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

3.1.2. Ret til berigtigelse

Den registrerede har ret til uden unødig forsinkelse at få ukorrekte personoplysninger om sig rettet af den dataansvarlige. Under hensyntagen til formålene med behandlingen har den registrerede ret til at få ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort, herunder ved en supplerende erklæring.

3.1.3. Ret til sletning (ret til at blive glemt)

Den registrerede har ret til uden unødig forsinkelse at få slettet personoplysninger om sig. Databeskyttelsesrådgiveren er forpligtet til at slette personlige data, når:

  • oplysningerne er ikke nødvendige til de formål, hvortil de blev indsamlet
  • oplysningerne er forældede
  • den registreredes samtykke til behandling tilbagekaldes
  • oplysningerne er blevet anvendt på en ulovlig måde.

3.1.4. Ret til at gøre indsigelse

Den registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af sine personoplysninger, forudsat at behandlingen er lovlig. Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine data af årsager, der relaterer til din særlige situation, når behandlingen er baseret på direkte markedsføring, profilering eller den dataansvarliges eller tredjeparters legitime interesse, forudsat at den registreredes interesser eller rettigheder og frihedsrettigheder ikke har forrang, især hvis du er barn, eller formålene med behandlingen har forbindelse til historisk, statistisk eller videnskabelig forskning, medmindre behandlingen er nødvendig af hensyn til samfundsinteresser.

3.1.5. Ret til begrænsning af behandling.

Den registrerede har ret til at pålægge databeskyttelsesrådgiveren begrænsning af behandlingen af oplysningerne, når en af følgende betingelser er opfyldt:

  • Den registrerede bestrider rigtigheden af personoplysningerne.
  • Behandlingen er ulovlig, og den registrerede modsætter sig sletning af dataene og anmoder i stedet om begrænsning af brugen af dem.
  • Den dataansvarlige har ikke længere brug for personoplysningerne med henblik på behandling, men den registrerede har brug for dem, så retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
  • Den registrerede har gjort indsigelse mod behandlingen, mens det undersøges, om den dataansvarliges legitime interesser har forrang for den registreredes interesser.

3.1.6. Ret til dataportabilitet

Den registrerede har ret til at få sine oplysninger transmitteret af databeskyttelsesrådgiveren til en anden databehandler eller til den registrerede selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, når behandlingen foretages automatisk.

3.1.7. Ret til at gøre indsigelse mod automatiske afgørelser

Den registrerede har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker den pågældende.

3.2. Udøvelse af den registrerede rettigheder.

Databeskyttelsesrådgiveren skal informere de registrerede om muligheden for at udøve deres rettigheder i henhold til den nye EU-forordning.

For at udøve rettighederne skal formularen på webstedet udfyldes med oplysninger om den person, der ønsker at udøve sine rettigheder, og sendes til e-mailadressen privacy.rights@gonvarri-mh.com.

Den registrerede eller dennes juridiske repræsentant (hvis den registrerede er handicappet eller mindreårig) kan udtrykkeligt anmode om udlevering af oplysningerne ved at sende formularen i bilag A og en fotokopi af gyldig legitimation som bekræftelse af sin identitet til privacy.rights@gonvarri-mh.com med fornøden beskrivelse af de oplysninger, som vedkommende ønsker indsigt i, eller som databeskyttelsesrådgiveren skal iværksætte foranstaltninger i forhold til.
Hvis kravet om identifikation af den registrerede ikke er opfyldt (f.eks. tilfælde af, at anmodningen fremsættes af en anden end den registrerede, manglende identificering af den juridiske repræsentant osv.), vil databeskyttelsesrådgiveren skriftligt oplyse den registrerede om, at anmodningen ikke kan imødekommes, før den registrerede er behørigt identificeret.

Når anmodningen er modtaget, afgør databeskyttelsesrådgiveren, om den skal imødekommes eller ej. I begge tilfælde meddeler databeskyttelsesrådgiveren skriftligt beslutningen til den registrerede på en måde, der efterfølgende kan bevises (anbefalet brev med kvittering for modtagelse).

Hvis anmodningen imødekommes, kan databeskyttelsesrådgiveren desuden lette adgangen til de personlige oplysninger i den relevante fil ved at lade den registrerede se dem på databeskyttelsesrådgiverens forretningssted. I dette tilfælde udsteder databeskyttelsesrådgiveren en skriftlig erklæring, som den registrerede underskriver, om, at retten til indsigt er blevet udøvet korrekt og til tiden. Alle anmodninger om udøvelse af rettigheder modtaget fra den registrerede skal behørigt registreres.

I alle tilfælde underretter databeskyttelsesrådgiveren den registrerede om de foranstaltninger, der vil blive truffet i forbindelse med de modtagne anmodninger.
I tilfælde, hvor oplysningerne er blevet indsamlet eller registreret ved svigagtige, urimelige eller ulovlige midler, skal en indsigelse altid medføre øjeblikkelig sletning, aldrig blokering af data. Under alle omstændigheder foretages en sådan sletning, når eventuelle kontraktlige forpligtelser ophører, eller når loven forbyder fortsat opbevaring af dokumenterne. Denne præmis skal undersøges af databeskyttelsesrådgiveren og den pågældende sektor, før der foretages nogen handlinger.

3.3 Svarfrister

Databeskyttelsesrådgiveren skal besvare alle anmodninger, der modtages og analyseres, uanset om personoplysninger om den registrerede fremgår af dennes filer eller indgår i dennes behandling. Med henblik herpå anvendes de svarformater, der omtales i punkt 4.2, "Udøvelse af disse rettigheder”, og alle andre midler, der kan bevise, at meddelelsen er blevet sendt og modtaget (anbefalet brev med kvittering for modtagelse).

Databeskyttelsesrådgiveren er underlagt følgende svarfrister i forhold til at besvare modtagne anmodninger, uanset om de er blevet behandlet eller ej:

Rettighed

Svarfrist

Ret til indsigt

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til berigtigelse

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til sletning/til at blive glemt

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til at gøre indsigelse

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til begrænsning af behandling

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til dataportabilitet

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

Ret til at gøre indsigelse mod automatiske afgørelser

1 måned fra modtagelsen af anmodningen

 

3.4. Nægtelse af udøvelse af den registreredes rettigheder

Databeskyttelsesrådgiveren kan nægte adgang til filer eller behandling, når:

  • Den registrerede allerede har udøvet sin ret inden for en periode på under tolv måneder, og der ikke foreligger bevis for en legitim interesse herfor.
  • Anmodningen er fremsat af en anden end den berørte person (kun, hvis den berørte person er handicappet eller mindreårig, og når det ikke er bevist, at vedkommende er den juridiske repræsentant).

Databeskyttelsesrådgiveren kan kun afvise berigtigelse af, indsigelse mod eller sletning af filer eller behandling, når:

  • Anmodningen er fremsat af en anden end den berørte person (kun, hvis den berørte person er handicappet eller mindreårig, og når det ikke er bevist, at vedkommende er den juridiske repræsentant).
  • Sletningen er til skade for den berørte parts eller tredjemands legitime interesser.
  • Der foreligger en forpligtelse til at gemme dataene,